Devi scrivere una lettera di richiesta di pagamento? Mentre contattare i clienti e chiedere loro di pagare le bollette scadute è spiacevole, è qualcosa che le persone che possiedono e gestiscono aziende devono sicuramente fare di tanto in tanto. Per utilizzare il modello di lettera fornito qui, fai semplicemente clic sull'immagine qui sotto. Il documento si aprirà come file PDF che potrai modificare, salvare e stampare secondo necessità. Usa questoguida agli stampabili Adobese hai bisogno di assistenza su come utilizzare questo documento.
Lettera di richiesta per il pagamento dell'importo del saldo
Utilizza questo modello se devi scrivere una lettera di richiesta di pagamento del saldo in sospeso.
articoli Correlati- Cultura aziendale giapponese
- Prodotti di marketing virale
- Forniture per ufficio aziendale di base
Lettera di richiesta di pagamento anticipato a un cliente
Utilizza questo modello in una situazione in cui un cliente ha stipulato un contratto con te per fornire prodotti o servizi per i quali è richiesto il pagamento anticipato.
Lettera di richiesta per il rilascio del pagamento
Usa questa lettera di esempio come punto di partenza per richiedere il rilascio di un pagamento trattenuto indepositare in garanziain attesa del completamento di una transazione.
Suggerimenti per la scrittura di una lettera di richiesta di pagamento
Anche se dovresti adattare le informazioni nel modello alla tua situazione, è importante usare un tono appropriato ed essere sicuro che il documento sia formattato in modo professionale.
Usa un tono appropriato
Quando si invia una lettera a un cliente oa un cliente che richiede il pagamento, è essenziale comunicare il punto il più chiaramente possibile mantenendo un tono positivo e professionale. Non inviare una prima o una seconda richiesta così negativa da far sentire il cliente attaccato. Se il tono è troppo duro, il cliente potrebbe ritenere che non abbia senso cercare di continuare una relazione con la tua attività. Quando ciò accade, c'è il rischio che il cliente scelga di non pagare il conto, poiché non è interessato a preservare la relazione.
Usa la formattazione professionale
Utilizzare la carta intestata dell'azienda e un formato di lettera commerciale standard se si invia una lettera di richiesta di pagamento per posta o fax. A seconda delle procedure di corrispondenza della tua azienda, potrebbe anche essere accettabile che tu trasmetta la lettera tramitee-mail. In tal caso, è meglio includere la lettera nel corpo del messaggio di posta elettronica piuttosto che come file allegato. Non è necessario creare un modello di carta intestata per un messaggio e-mail, ma dovresti chiudere la comunicazione con la tua firma e-mail aziendale ufficiale.
Seguito da
Se invii una lettera di richiesta di pagamento su un conto scaduto e non ricevi risposta dal destinatario entro 30 giorni, considera di effettuare una telefonata di follow-up. Come per la lettera, è opportuno mantenere un tono positivo. Tenta di parlare direttamente con la persona responsabile del pagamento del conto e conferma la ricezione della lettera. Se sei in grado di parlare con la parte responsabile, offri aelaborare il pagamento con carta di creditovia telefono o online. In caso contrario, chiedi quando puoi aspettarti di ricevere il pagamento. Prendere nota della data e seguire con alettera di pagamento ritardato.
Azioni aggiuntive per la raccolta
Se il pagamento non viene ricevuto come concordato, dovrai portare l'account al passaggio successivo della procedura della tua azienda per la gestione degli account inadempienti. Se la fattura rimane non pagata per un lungo periodo di tempo, il tono delle future lettere di riscossione dovrà essere più fermo, eventualmente essere consegnato a un'agenzia di riscossione, se necessario. Sebbene ci siano certamente circostanze in cui devono essere intraprese azioni finali di riscossione, non è consigliabile farlo fino a quando non si è esaurito ogni possibile via per risolvere amichevolmente il ritardo di pagamento. Fino a quando non sei effettivamente pronto per inviare l'account a riscossioni o intraprendere un'azione legale, non menzionare tali azioni nella corrispondenza di richiesta di pagamento con persone o aziende i cui account sono scaduti.
